IN oder OUT: Darauf sollten Sie bei der Beschaffung von Übersetzungsdienstleistungen achten

„Nichts schlägt die Fachabteilung im eigenen Haus.“

Übersetzungen galten früher als rein funktional, da das wertschöpfende Potential nicht berücksichtigt wurde. Das hat sich durch Globalisierung, Internet und das rasch wachsende E-Commerce-Geschäft massiv gewandelt. Einwandfreie Übersetzungen gelten heute als unabdingbarer Erfolgsfaktor für international tätige Unternehmen.

Bei der Entscheidung zwischen Insourcing und Outsourcing stehen Überlegungen zu Kostensenkungen, die Fokussierung auf Kernkompetenzen, der Aufbau eigenen Know-hows und die Unabhängigkeit von externen Lieferanten im Mittelpunkt.

Wer Weichen für die Zukunft stellen möchte, wird die Vor- und Nachteile von Insourcing und Outsourcing sorgfältig abwägen. Die mögliche Auslagerung soll schließlich Vorteile bringen und Risiken minimieren.

WAS IST BESSER: IN ODER OUT?

Die Erwartungen an Qualität, Liefertreue und Servicequalität sind heute größer denn je. Bedenken seitens der Auftraggeber gegenüber einem Outsourcing sind verständlich. Ein Qualitäts- und Leistungsverlust der Produkte und Prozesse ist nicht akzeptabel. Ein leichtfertiges „Weggeben“ der Übersetzungsaufgaben kann sich rächen.

Welche Faktoren sprechen für eine Übersetzungsabteilung im eigenen Haus oder die Beauftragung eines Übersetzungsdienstleisters?

Insourcing verlangt, dass fachspezifisches Know-how im Unternehmen aufgebaut und langfristig erhalten wird. Wie kann das realisiert werden? Wie können Personalressourcen an das schwankende Übersetzungsvolumen angepasst bzw. wie können Eilanforderungen, Abwesenheiten, Urlaub, Fluktuation abgepuffert werden? Wie kann gewährleistet werden, dass die Lösung von heute auch morgen noch den Erfordernissen entspricht?

Die beiden Hauptziele beim Outsourcing sind sicherlich Kosteneinsparungen und die Verschlankung der Organisation. Das mögliche Einsparpotential lässt sich nur schwer abschätzen, weil viele Faktoren unbekannt sind, die sich zudem im Laufe der Zeit verändern: Durch abweichende Ausgangssituationen ergeben sich schlagartig andere Rahmenbedingungen.

Outsourcing-Projekte werden leider oft unter falschen Vorzeichen initiiert, weil die Berechnung der Wirtschaftlichkeit nicht objektiv durchgeführt wird. Es dürfen nicht allein die Kosten gesehen werden, die der Dienstleister in Rechnung stellt. Vor allem der Zeitaufwand der internen Mitarbeiter, die in aller Regel andere wichtige und oft wichtigere Aufgaben zu erledigen haben, wird grob unterschätzt.

Ein anderer bedeutender Faktor ist das Finanzmodell: Welche Kosten kommen wann auf den Auftraggeber zu? Wie transparent ist das Abrechnungsmodell? Wie flexibel können Veränderungen berücksichtig werden? Welche Vorteile bieten sich langfristig?

Es muss gewährleistet sein, dass der Dienstleister über die Fähigkeit verfügt, die Sprachen für die Länder abzudecken, die der Auftraggeber selbst bedient. International und global tätige Auftraggeber müssen prüfen, ob der Dienstleister über die Erfahrung, Kompetenz und Kapazität verfügt, um bestimmte Geschäftsfelder nahtlos abwickeln zu können.

Es geht hier mehr denn je um Optimierung in der Tiefe, um die unfehlbare Sicherstellung der Prozesse, um nahtlose Kundenkommunikation und eine noch höhere Service-Exzellenz. Von einem vertrauensvollen Schulterschluss profitieren Unternehmen allemal, weil sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die eigene Position im Wettbewerb stärken.

TIPP: Eine wichtige Rolle bei der Wahl des richtigen Sprachendienstleisters spielt die Qualität der Kundenbetreuung, also das Engagement des Teams. Hier wird von führenden Beratern empfohlen, das Kundenbetreuungsteam namentlich als Vertragsbestandteil zu definieren.

DER TREND

Die Bedeutung der Kostenreduktion als Hauptmotiv für das Outsourcing ist über die Jahre gesunken. Die „Nutzung von Synergien“ rückt in den Mittelpunkt, ein struktureller Wandel von Sprachendienstleistungen im Sinne maximaler Leistungseffizienz. In Deutschland zeigen die Entwicklungen deutlich, dass die Ausschreibungsfrequenz abnimmt und tendenziell längere Geschäftsbeziehungen eingegangen werden. Es geht um ein engeres Zusammenwachsen und eine vertrauensvolle Symbiose zwischen Kunde und Dienstleister.

ÜBERSETZUNGEN SIND VERTRAUENSSACHE

Gewünscht wird eine perfekte Integration in die Kundenprozesse. Exzellente, spezifisch geschulte Projektmanager übernehmen die Tätigkeiten, die im Rahmen eines Übersetzungsprozesses anfallen. Alle Aufgaben müssen exakt nach Vorgabe umgesetzt werden. Die Aufträge sind individueller und komplexer denn je. Vor diesem Hintergrund ist ein professioneller und kontinuierlicher Austausch mit dem Kunden essenziell. Dieser Austausch muss mit höchster Effizienz erfolgen, um die angezielten Vorteile zu maximieren. Symbiotisches Miteinander, Vertrauen und Qualität sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Zukunft.

OUTSOURCING, DAS SICH ANFÜHLT, WIE EINE ABTEILUNG IM EIGENEN HAUS

Der Optimalzustand ist erreicht, wenn Sie Ihre Übersetzungsleistungen outsourcen und dabei keinen Unterschied zu einer Abteilung im eigenen Haus spüren.

Was Sie erstens benötigen, ist ein dauerhaft fester Ansprechpartner. Nichts ist lästiger, als seine Anforderungen ständig neu erklären zu müssen und sich nicht sicher zu sein, ob alle Erklärungen verstanden oder berücksichtigt wurden. Leider weisen viele Sprachendienstleister eine hohe Personalfluktuation auf, wodurch auch die Kontaktpersonen häufig wechseln.

Zweitens sollte Ihnen ein eigenes Übersetzerteam zur Verfügung stehen. Diese qualifizierten Fachübersetzer lernen die Besonderheiten Ihres Unternehmens kennen und setzen Ihre Erfordernisse wie gewünscht um. Ein festes Übersetzerteam sichert die durchgängige Verfügbarkeit, fängt Auftragsspitzen flexibel ab und garantiert dauerhaft die hohe Qualität.

Bei all dem erweist sich Zuverlässigkeit als wesentlich. Sie müssen Ihrem Sprachendienstleister vertrauen können:

  • dass die Qualität der Übersetzung stimmt (weil Sie die kaum überprüfen können);
  • dass Ihre Anforderungen erfüllt werden;
  • dass die Liefertermine streng eingehalten werden und
  • dass auch Eilanforderungen sicher erfüllt werden, eventuell über eine Hotline außerhalb üblicher Geschäftszeiten.

LEGEN SIE WERT AUF DIESE WEITEREN VORTEILE

Vorzugsweise bietet Ihnen Ihr Sprachendienstleister weitere Vorteile, wie:

  • kostenlosen Zugriff auf Übersetzungsumgebung und Terminologieverwaltung;
  • Kundenportal zur einfachen Abwicklung Ihrer Bestellungen;
  • flexible Vernetzung aller Ihrer Abteilungen: Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Marketing, Geschäftsleitung, um den Informationsfluss zu gewährleisten.

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Partner als Branchenspezialist technologisch immer auf dem letzten Stand sein muss und Ihnen Sorgen über Investitionen in Hardware oder Software, Lizenzen oder Mitarbeiterschulungen komplett abnimmt. Dadurch, dass Ihr Übersetzungspartner Ihnen die Umgebung zur Verfügung stellt, entfallen auf Ihrer Seite sämtliche Kosten für Anschaffung, Installation, Überwachung, Unterhalt der eigenen Software und IT-Systeme.

Fest vereinbarte Preismodelle bieten Ihnen eine klare Kostenstruktur. Langfristige Effizienz- und Kostenvorteile ergeben sich durch die effiziente Nutzung von Memorysystemen oder die Umsetzung innovativer Produkte zum Vorteil des Auftraggebers, wie zum Beispiel durch MAeX (Machine Assisted eXpertise) bei FaustTranslations.

Die langfristige und stabile Geschäftsbeziehung macht unkomplizierte Bestellungen möglich. Durch den Fokus auf nur einen Lieferanten ergeben sich für den Auftraggeber weitere Vorteile, wie zum Beispiel die Automatisierung der Bestellungen, wodurch Kosten und Aufwand für die Koordination im Einkauf sinken.

PERSÖNLICH UND ZUVERLÄSSIG

Einen Sprachendienstleister als Servicepartner, an den man vertrauensvoll alle Aufgaben abtreten kann, weil man sich persönlich kennt und von dessen Zuverlässigkeit man überzeugt ist, findet man nicht so einfach. Ein erfolgreiches Outsourcing-Projekt erfordert den eingehenden Vergleich mehrerer Anbieter. Die langfristigen Vorteile liegen allerdings auf der Hand.

DAS SOLLTE IHNEN DAS OUTSOURCING BRINGEN

  • Niedriger Personalaufwand
  • Klare Kostenvorteile
  • Absolute Liefertreue
  • Branchenkompetenz
  • Effiziente Workflows durch bewährte und sichere Prozesse
  • Reaktionszeit, Verfügbarkeit und Kapazitäten gemäß Ihren Erfordernissen
  • Keine Investitionen in IT, Lizenzen, Schulungen
  • Fest definierter Ansprechpartner
  • Eigenes Übersetzerteam aus qualifizierten Fachübersetzern
  • Kundenportal
  • Anbindung an die Terminologieverwaltung
  • Gewährleistung der ständig aktuellsten Technologie
  • Vernetzung aller Abteilungen (inkl. Niederlassungen im Ausland)
  • Flexible Laufzeiten / keine Vertragsbindung

 

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